Flera av de stora svenska bankerna har nu tydliggjort att betalningar med felaktigt OCR-nummer kommer att avvisas. Detta är särskilt relevant i samband med övergången till den nya betalningsinfrastrukturen och standarden ISO 20022.
Historiskt har betalningar ibland kunnat gå igenom trots felaktigt OCR-nummer, eftersom bankerna haft en mer tolerant kontrollnivå. I den nya infrastrukturen – och särskilt vid automatiserade filbetalningar – blir valideringen betydligt striktare.
Det innebär i praktiken att felaktiga OCR-nummer kan leda till:
- stoppade betalningar
- extra manuellt arbete
- fördröjda betalningsflöden
Kontrollera OCR-numret redan när fakturan registreras
I Swebase finns en funktion som gör det möjligt att kontrollera OCR-numret redan när leverantörsfakturan registreras i Business Central.
Genom att aktivera kontrollen kan fel upptäckas direkt – innan betalfilen skickas till banken.
Beroende på inställning kan systemet:
- stoppa fakturor med felaktigt OCR-nummer
- eller visa en varning så att felet kan korrigeras
Inställningar i Swebase
Under Swebase inställningar kan man ange ett standardvärde för hur OCR-kontrollen ska hanteras för leverantörer.
När ett OCR-nummer registreras på en leverantörsfaktura kontrolleras numret automatiskt om funktionen är aktiverad.
För varje ny leverantör behöver man första gången ta ställning till vilken kontrollnivå som ska användas. Standardvärdet hämtas från inställningarna i Swebase.
Kontrollnivåer
Funktionen kan konfigureras med olika kontrollnivåer:
Inte aktiv – funktionen är inte aktiverad
Standard nej – kontroll väljs manuellt per leverantör
Standard ja – obligatorisk – felaktigt OCR-nummer stoppas
Standard ja – meddelande – systemet visar en varning
Inställningar på leverantörskortet
På varje leverantör kan OCR-kontrollen specificeras ytterligare. Det går bland annat att ange:
OCR Nr. Kontroll
Anger vilken typ av OCR-kontroll som ska användas.
OCR Nr. Format
Olika länder använder olika OCR-standarder, till exempel: svenskt, finskt och norskt.
OCR Nr. samma som fakturanr.
Leverantörens fakturanummer kan automatiskt kopieras till OCR-fältet.
Sammanfattning
Genom att kontrollera OCR-numret redan när fakturan registreras kan fel upptäckas tidigare i processen. Det minskar risken för avvisade betalningar och gör betalningsflödet i Business Central mer pålitligt.
